کتاب تکنیک ‏های ‏مدرن ‏مدیریت ‏زمان

مقدمه 9
فصـل اول 15
مدیریت زمان 15
مدیریت زمان چیست 16
اصول عمومی مدیریت زمان 17
چگونه وقت خود را می‌گذرانید؟ 20
اولویت‌بندی فعالیت‌ها 21
برنامه‌ریزی 22
نکات سودمند برای بهبود کیفیت وقت 23
از مزاحمت‌ها جلوگیری کنید 23
کنترل کنید 24
بر بهره‌ور بودن تأکید کنید نه مشغول بودن 24
سرعت خود را تنظیم کنید 24
مدیریت زمان شخصی 25
فقط بگو « نه » 26
اهداف شخصی 26
هدفگذاری کنید 26
اهداف خود را اولویت‌بندی کنید 27
تعلل 29
مزاحمت کمال‌گرایی 30
وقت گذاشتن برای همسر 30
کارهای مربوط به خانه 31
وقت گذاشتن برای فرزندان 31
مدیریت میز کار 32
فصـل دوم 35
مدیریت زمان و کسب وکار 35
مدیریت زمان در کار 36
کار درست را در زمان درست انجام دهید 36
قبل از ترک دفتر فهرست کارهای فردا را مرور کنید 36
ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید 37
از جلسات حداکثر استفاده را ببرید 37
به صورت مؤثر تفویض کنید 38
میز خود را مرتب کنید 39
روش‌ها را مناسب خود تطبیق دهید 40
مدیریت موفق زمان 40
دوازده قاتل مدیریت زمان 40
مورد بعدی و مورد سوم 42
مورد بعدی که مورد چهام میباشد 43
در مورد بعدی میخوام به شما بگویم شما هرچه بیشتر کار کنید، بهترنیست 43
مورد هشتم پر کردن لیست روزانه است 44
مورد نهم این است که به اینترنت وصل بودن، دشمنه. چرا دشمنه ؟؟؟؟ 45
مورد دهم این است که ما مردد هستیم 45
مورد یازدهم این است که خیلی اخبار می خوانید 46
مورد دوازده خیلی مهمه، اینه که شما میخواهید چرخ را مجدد اختراع بکنید 46
فصـل سوم 49
چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟ 49
رایج ترین علت های کمبود زمان 49
رویاهای بزرگ و هدف گذاری غیرواقعی 49
ضعف در مهارت تصمیم گیری و اولویت‌بندی 50
نداشتن هنر اولویت‌بندی برای مدیریت زمان 53
جمله ای از نیک وویچیچ در مورد اولویت‌بندی 53
اولویت‌بندی و برنامه ریزی در مدیریت زمان 54
ضعف در تفویض اختیار 54
کمال طلبی 55
ضعف در مهارت حل مسئله 58
مشکل اهمال کاری 59
تعریف اهمال کاری چیست؟ 61
ضعف در هنر نه گفتن 63
فصـل چهارم 67
لیست نوشتن برای مدیریت زمان 67
استفاده نکردن از ابزار های اندازه گیری زمان 70
فصـل پنجم 73
آشنایی با اشتباهات رایج در مدیریت زمان 73
اشتباه شماره ۱: نداشتن فهرستی از کارهای پیشِ رو 73
اشتباه شماره ۲: تعیین نکردن اهداف شخصی 74
اشتباه شماره ۳: اولویت‌بندی نکردن 75
اشتباه شماره ۴: ناکامی در مدیریت حواس‌پرتی‌ها 75
اشتباه شماره ۶: پذیرفتن بیش از حد مسئولیت‌ها 77
اشتباه شماره ۷: «پرمشغله بودن» را پیشرفت تلقی کردن 78
اشتباه شماره ۸: عملکرد چندوظیفه‌ای 79
اشتباه شماره ۹: استراحت نکردن 79
اشتباه شماره ۱۰: زمان‌بندی بی‌نتیجه‌ی کارها 80
ﻧﺴﻞ ﻫﺎي ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ زﻣﺎن 81
جنبه های مدیریت زمان 83
ﺟﻨﺒﻪ دروﻧﯽ(زﻣﺎن رواﻧﯽ) 83
ﺟﻨﺒﻪ ﺑﯿﺮوﻧﯽ (زﻣﺎن ﺗﻘﻮﯾﻤﯽ) 84
ﺗﻔﺎوت ﻫﺎي ﻓﺮﻫﻨﮕﯽ و ﻧﮕﺮش ﺑﻪ زﻣﺎن 84
فصـل ششم 85
مدیریت انرژی در کنار مدیریت زمان 85
مدیریت زمان 85
مدیریت انرژی به جای مدیریت زمان 86
چهار حوزه‌ی مهم برای تأمین انرژی 88
انرژی فیزیکی 89
تقویت اراده اقدامهای فرساینده چگونه به قدرت اراده ما لطمه می‌زنند؟ 90
تعریف اراده چیست؟ 91
قدرت اراده را چگونه می‌سنجند؟ 93
انرژی عاطفی و هیجانی 93
افکار منفی ذهن ما چگونه واقعیت را تحریف می‌کند؟ 95
Dichotomous Thinking | تفکر دوقطبی (همیشه / هرگز / همه / هیچ‌کس) 97
Fortune telling | پیش‌گویی 98
با خاطرات خوب و بد خود چه می‌کنید؟ 100
نوشتن، حرف زدن یا فکر کردن؟ کدام بهتر است؟ 101
با رویدادهای مثبت و پیروزی‌ها چه کنیم؟ 103
انرژی حاصل از تمرکز 103
انرژی حاصل از فعالیت‌های معنادار 104
شناسایی عادت ها در شبکه های اجتماعی 106
نرم افزار کوالیتی تایم QualityTime 106
منـابع و مآخـذ 109
منابع فارسی 109

اولويت‌بندي فعاليت‌ها
اولويت‌بندي يكي از مهمترين قدم‌هاي مديريت زمان است. اين عمل كمك مي‌كند كه موارد زمان‌بر كه نه اوقات خوشي را ترتيب مي‌دهند و نه كمك مي‌كنند كه به اهداف خود دست يابيد را حذف كنيد. اين مرحله بيشترين تغيير در جهت افزايش زمان را به دنبال دارد. با تصميم گيري در خصوص فعاليت‌هايي كه بايد انجام دهيد و فعاليتهايي را كه بايد حذف كنيد اولويت‌‌بندي را آغاز كنيد. براي تصميم‌گيري در خصوص فعاليت‌هايي كه بايد انجام دهيد، فعاليت‌هايي را تعيين كنيد كه از آن‌ها لذت مي‌بريد و آن‌ها را خوب انجام مي‌دهيد. خيلي مهم است كه هم از نظر حرفه‌اي و هم از نظر شخصي از كاري كه انجام مي‌دهيد لذت ببريد. در گزارش خود كارهايي كه از آن‌ها لذت مي‌بريد و كارهايي كه براي شما خوشايند نيستند را مشخص كنيد. اكثريت روز شما بايد صرف كارهايي شود كه از انجام آن‌ها لذت مي‌بريد.
در حالي كه مهم است از انجام يك كار لذت ببريد، نيز مهم است كه آن را خوب انجام دهيد. در تعيين اينكه چه كارهايي را انجام دهيد و چه كارهايي را تفويض كنيد، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حياتي است. تلاش نكنيد مسئوليت‌هايي بيش از آنچه مي‌توانيد به صورت معقول انجام دهيد را به عهده گيريد. بعد از تعيين كارهايي كه از آن‌ها لذت مي‌بريد و آن‌ها را خوب انجام مي‌دهيد، شما آماده هستيد كه فعاليت‌هاي غيرضروري در زندگي خود را دور بريزيد. تمام منابع موجود خود را پيدا كنيد و فعاليت‌هايي را كه بيش از توان خود مي‌دانيد تفويض كنيد. بعد از اينكه فهرست كارهاي روزانه را به ميزان قابل قبولي از مسئوليت‌ها كاهش داديد، زمان برنامه‌ريزي فرا مي‌رسد.

برنامه‌ريزي
برنامه‌ريزي در زندگي شخصي و حرفه‌اي متفاوت از هم انجام مي‌شوند. در برنامه‌ريزي شخصي، برنامه‌ريزي از طريق هدفگذاري و ترسيم مسير دست‌يابي به اهداف انجام مي‌شود. در برنامه‌ريزي حرفه‌اي، برنامه‌ريزي پروژه‌‌محور است. برنامه‌ريزي پروژه بايد از طريق نرم‌افزارهاي برنامه‌ريزي رسمي انجام شود. روش برنامه‌ريزي مناسب خود را انتخاب كنيد. از هر روش مانند انتخاب اهداف، برنامه‌ريزي رسمي يا غير رسمي كه استفاده كنيد چند نكته مهم را بايد به خاطر بسپاريد.
ابتدا انتظارات خود را برآورد كنيد. به ياد داشته باشيد تعداد ساعات محدودي در يك روز وجود دارد. سعي نكنيد به نتايجي ماورأ قابليت‌هاي خود دست يابيد.
دوم، مدت زماني را صرف خود كنيد. براي اينكه به حد‌اكثر عملكرد دست يابيد به زمان خواب و استراحت كافي نياز داريد. اقدام به اين عمل سخت‌تر از تصميم گرفتن براي انجام آن است. هنگام برنامه‌ريزي شما مي‌پنداريد كه به هيچ استراحتي نياز نداريد يا مي‌توانيد فقط چهار ساعت در روز بخوابيد. كار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزايش داده و سطح عملكرد را كاهش مي‌دهد.
چگونه وقت خود را می‌گذرانید؟
وقتی تصمیم گرفتید که از استراتژی‌های مدیریت زمان استفاده کنید، از همان زمان باید شروع کنید. اولین قدم تحلیل و بررسی روشی است که در حال حاضر از وقت خود استفاده می‌کنید. این کار نباید از طریق حافظه انجام شود. ممکن است شما اکثریت زمانهای بیکاری خود را به یاد نیاورید یا قادر نباشید زمانهایی را که صرف مکالمات طولانی می‌کنید دقیقاً بیاد آورید. برای ثبت نحوه گذراندن وقت می‌توانید از یک دفتر یادداشت، دفتر گزارش فعالیت یا یک دفتر برنامه‌ریزی با بخش‌های تفکیک شده به ساعت برای ردیابی فعالیتها استفاده کنید. نه تنها آنچه که در طول روز انجام می‌دهید بلکه احساس خود (خسته، پرانرژی، عصبانی، بی‌حال و. . . ) را ثبت کنید. هر وقت که فعالیت خود را تغییر می‌دهید، نوع فعالیت و زمان شروع آن را ثبت کنید .
پس از ثبت فعالیت‌ها برای چندین روز، یادداشت‌ها آماده برای تحلیل هستند. خیلی از فعالیت‌های ثبت شده در گزارش به صورت بارز دیده می‌شوند چرا که وقت زیادی صرف آنها شده است. دیگر حوزه مهم در یادداشت‌ها، فعالیت‌های غیرضروری است که در طول روز انجام داده‌اید. وقتی این فعالیت‌ها به صورت جداگانه دیده شوند خیلی زمان‌بر نیستند اما وقتی دسته‌بندی شوند، زمان کل آنها ممکن است قابل ملاحظه باشد. تحلیل فعالیتهایتان که در گزارش ثبت شده‌اند در قدم بعدی، یعنی اولویت‌بندی فعالیت‌ها، به شما کمک خواهد کرد.
اولویت‌بندی فعالیت‌ها
اولویت‌بندی یکی از مهمترین قدم‌های مدیریت زمان است. این عمل کمک می‌کند که موارد زمان‌بر که نه اوقات خوشی را ترتیب می‌دهند و نه کمک می‌کنند که به اهداف خود دست یابید را حذف کنید. این مرحله بیشترین تغییر در جهت افزایش زمان را به دنبال دارد. با تصمیم گیری در خصوص فعالیت‌هایی که باید انجام دهید و فعالیتهایی را که باید حذف کنید اولویت‌‌بندی را آغاز کنید .
برای تصمیم‌گیری در خصوص فعالیت‌هایی که باید انجام دهید، فعالیت‌هایی را تعیین کنید که از آنها لذت می‌برید و آنها را خوب انجام می‌دهید. خیلی مهم است که هم از نظر حرفه‌ای و هم از نظر شخصی از کاری که انجام می‌دهید لذت ببرید. در گزارش خود کارهایی که از آنها لذت می‌برید و کارهایی که برای شما خوشایند نیستند را مشخص کنید. اکثریت روز شما باید صرف کارهایی شود که از انجام آنها لذت می‌برید.
در حالی که مهم است از انجام یک کار لذت ببرید، نیز مهم است که آن را خوب انجام دهید. در تعیین اینکه چه کارهایی را انجام دهید و چه کارهایی را تفویض کنید، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حیاتی است. تلاش نکنید مسئولیت‌هایی بیش از آنچه می‌توانید به صورت معقول انجام دهید را به عهده گیرید. بعد از تعیین کارهایی که از آنها لذت می‌برید و آنها را خوب انجام می‌دهید، شما آماده هستید که فعالیت‌های غیرضروری در زندگی خود را دور بریزید. تمام منابع موجود خود را پیدا کنید و فعالیت‌هایی را که بیش از توان خود می‌دانید تفویض کنید. بعد از اینکه فهرست کارهای روزانه را به میزان قابل قبولی از مسئولیت‌ها کاهش دادید، زمان برنامه‌ریزی فرا می‌رسد.
برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی در زندگی شخصی و حرفه‌ای متفاوت از هم انجام می‌شوند. در برنامه‌ریزی شخصی، برنامه‌ریزی از طریق هدفگذاری و ترسیم مسیر دست‌یابی به اهداف انجام می‌شود. در برنامه‌ریزی حرفه‌ای، برنامه‌ریزی پروژه‌‌محور است. برنامه‌ریزی پروژه باید از طریق نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی رسمی انجام شود .
روش برنامه‌ریزی مناسب خود را انتخاب کنید. از هر روش مانند انتخاب اهداف، برنامه‌ریزی رسمی یا غیر رسمی که استفاده کنید چند نکته مهم را باید به خاطر بسپارید. ابتدا انتظارات خود را برآورد کنید. به یاد داشته باشید تعداد ساعات محدودی در یک روز وجود دارد. سعی نکنید به نتایجی ماورأ قابلیت‌های خود دست یابید.
دوم، مدت زمانی را صرف خود کنید. برای اینکه به حد‌اکثر عملکرد دست یابید به زمان خواب و استراحت کافی نیاز دارید. اقدام به این عمل سخت‌تر از تصمیم گرفتن برای انجام آن است. هنگام برنامه‌ریزی شما می‌پندارید که به هیچ استراحتی نیاز ندارید یا می‌توانید فقط چهار ساعت در روز بخوابید. کار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزایش داده و سطح عملکرد را کاهش می‌دهد.
نکات سودمند برای بهبود کیفیت وقت
از مزاحمت‌ها جلوگیری کنید
همواره پذیرای بازدیدکنندگان نباشید. بازدیدکنندگان می‌توانند موجب به هم‌ریختگی شوند که در نهایت منجر به کاهش بهره‌وری می‌شود. با بستن در اتاق یا حذف ارتباط بصری می‌توانید به بازدیدکننده بفهمانید که شما مشغول هستید. هر روشی که به کار می‌برید به خاطر بسپارید که نباید هر بازدیدی را بپذیرید .
راه دیگر برای کاهش مزاحمت‌ها جواب ندادن به تلفن است. تماس‌های تلفنی می‌توانند خیلی وقت‌گیر باشند. تماس‌های تلفنی قطار افکار را از حرکت باز‌می‌دارند. تماس‌های تلفنی ممکن است شما را متعهد به انجام کارهایی کنند که آمادگی آنها را ندارید. از خاموش کردن زنگ تلفن نترسید. وقتی کارتان تمام شد پیغام‌های دریافتی را چک کنید.
کنترل کنید
کارهایی را که نیاز دارید انجام دهید می‌دانید. این کار را در فهرست کارها یادداشت کنید. کارهای فهرست را اولویت‌بندی کنید. با انجام این عمل، شما می‌توانید روز خود را کنترل کنید. شما ابزاری دارید که می‌توانید از کارهای غیرضروری جلوگیری کنید یا کارهای جدید را اولویت‌بندی کنید. پیروی از این رهنمودها این تضمین را به دنبال دارد که شما ابتدا مهمترین فعالیتها را انجام می‌دهید. هم‌چنین شما می‌دانید که چه فعالیت‌هایی را انجام نداده‌اید و می‌توانید آنها را به فهرست کارهای فردا اضافه کنید.
بر بهره‌ور بودن تأکید کنید نه مشغول بودن
تمرکز بر بهره‌وری کیفیت کار و عملکرد را افزایش می‌دهد. تهیه یک فهرست اولویت‌بندی شده از کارها به شما کمک می‌کند که بهره‌ور باشید. تمرکز بر انجام مهمترین کارها در ابتدا، به شما کمک می‌کند که کار بیشتری انجام دهید و آنها را سر وقت انجام دهید.
سرعت خود را تنظیم کنید
مهم است که خود را برای میزان ساعاتی که کار می‌کنید تنظیم کنید. از خود بپرسید که با سرعتی که کار می‌کنید می‌توانید ادامه دهید. خود را با تعداد ساعات زیاد کار خسته نکنید. مدیریت مؤثر زمان باید این امکان را فراهم آورد که بتوانید کارهای مورد نیاز را انجام دهید بدون اینکه نیاز باشد تعداد ساعات زیادی را در دوره زمانی بزرگتر مشغول باشید.
مدیریت زمان شخصی
مدیریت زمان شخصی بخش قابل ملاحظه‌ای از زمان روزانه را صرف می‌کند. مهارتهای مدیریت زمان شخصی در عمل دارای اشکالاتی هستند. اولویت‌بندی اهداف شخصی می‌تواند خیلی مشکل باشد زیرا باید نسبت به فعالیت‌های اولویت‌دار، در دسته دوم از اهمیت قرار گیرند. این بخش به شما کمک می‌کند که اهداف شخصی خود را اولویت‌بندی کنید بطوری که در برنامه شما قرار گیرند. شما روش « فقط بگو نه» را یاد می‌گیرید که به شما در سبک کردن زمانبندی کمک می‌کند. این بخش هم‌چنین چگونگی ایجاد وقت برای فرزندان و دیگر افراد مهم برای شما را مورد بررسی قرار می‌دهد.