کتاب پیاده سازی مدیریت پروژه

مقدمه 9
فصـل اول 13
طراحی دفتر مدیریت پروژه 13
دفتر مدیریت پروژه Error! Bookmark not defined.
تاریخچه و سیر تکامل دفتر مدیریت پروژه 15
دفتر مدیریت پروژه از سال ۱۹۵۰ تا ۱۹۹۰ 15
دفتر مدیریت پروژه از سال ۱۹۹۰ تا ۲۰۰۰ 16
دفتر مدیریت پروژه – از سال ۲۰۰۰ تا ۲۰۱۷ 16
ضرورت و اهمیت بکار گیری دفتر مدیریت پروژه 17
دستاوردهای پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه در سازمان 20
فصـل دوم 23
مدل های مفهومی دفتر مدیریت پروژه 23
انواع مدل های مطرح بر اساس سطوح تکاملی 24
دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) 27
انواع مدل های مفهومی مطرح بر اساس نقش و جایگاه سازمانی 28
دفتر مدیریت پروژه در سطح پروژه 30
دفتر مدیریت پروژه در سطح بخش 31
نقش ها، مسئولیت ها و سیاست های سازمانی 34
ارتباط میان استراتژی سازمان و پروژه‌ها 35
مدل مدیریتی و پشتیبانی 38
مدل دفتر مدیریت پروژه مدیریتی 39
مدل دفتر مدیریت پروژه مشاوره ای با پشتیبانی 40
مدل دفاتر سبد پروژه، طرح و پروژه (P30) 42
مقایسه مدل های مطرح در زمینه دفتر مدیریت پروژه 48
انواع مدل های مطرح در زمینه پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه 52
مدل مشاوران گارتنر 52
مدل هالوس 56
فصـل سوم 61
موفقیت پروژه‌های صنعت ساخت 61
بودجه بندی Error! Bookmark not defined.
معرفی پروژه‌های صنعت ساخت 62
تعریف موفقیت پروژه و معیارهای آن 63
فصـل چهارم 67
پیشینه 67
فصـل پنجم 73
تجزیه تحلیل داده ها 82
سیمای آزمودنیها 82
مدرک تحصیلی 82
سابقه کار حرفه ای 83
پست سازمانی 84
نوع پروژه 84
هزینه پروژه 85
برآورد مدت زمان پروژه 86
منـابع و مآخـذ 113
منابع فارسی 113
منابع غیر فارسی 115

ضرورت و اهمیت بکار گیری دفتر مدیریت پروژه
یکی از مهم ترین راهکارهایی که می‌توان برای کمک به ارتقاء سطح مدیریت پروژه در سازمان به کار گرفت، طراحی و استقرار دفتر مدیریت پروژه می‌باشد. به طور کلی این دفتر وظیفه خطیر بهبود فرایندها و عملکردهای مدیریت پروژه را در سازمان بر عهده دارد و می‌تواند نقش کلیدی در پشتیبانی از مدیران و تیم های مدیریت پروژه ایفا نماید.
برای سالها سازمان‌ها تلاش می کردند تا پروژه‌ها را در زمان و بودجه تعریف شده تحویل دهند. این چالش آنها را به سمت دفتر مدیریت پروژه به عنوان راه حل برای جمع کردن پروژه‌ها به طور کارآمد با کاهش بودجه و بهبود تحویل پروژه در قالب زمان و هزینه تعریف شده هدایت کرد. توجه به این موضوع که این نسخه یکنواخت و ثابتی برای موفقیت وجود ندارد، ضرورت وجود دفتر مدیریت پروژه با توجه به عملکرد و وظایف آن در سازمان‌های پروژه محور پررنگ تر می‌کند.
معمولا در راستای موفقیت پروژه‌ها در این سازمان‌ها در شکل زیر وجود دارد:
مدیریت پروژه یک رشته علمی و منظم است و افرادی که در این زمینه آموزش ندیده اند انتظار می رود که پروژه‌هایشان با شکست مواجه شود.
وقتی مدیریت پروژه سازمان را ترک می‌کند یا به پروژه دیگری انتقال می یابد بسیار مشکل است که مدیر پروژه جدید کار را به دست گیرد چون تمام مستندات پروژه به جای استانداردهای سازمانی با شیوه اجرایی مدیر پروژه قبلی مطابقت دارد.
در راستای موضوع سازمان‌های پروژه محور به خرید متدولوژی های رو می آورند که به منظور استاندارد سازی و ثبات پروژه‌ها تدوین گشته اند. ولی مجددا این متدلوژیها با سه مشکل مواجه است:
بیشترین متدولوژی ها به جای تأكید به روش مدیریت پروژه به روی خود فعالیت‌های پروژه تأکید دارند و به همین جهت کارایی آنها برای تدوین استاندارد مدیریت پروژه در سازمان ضعیف است.
متدولوژی ها عمدتا با تدوین درخواست ها بدون توجه به پروژه در سایر حوزه ها مانند برنامه ریزی استراتژیک درگیر هستند.
این متدلوژی ها را باید به نسبت کارگیری آنها در سازمان سنجید. اگر مدیران سازمان این متدلوژی را در عمل به کار نگیرد مدیر پروژه نیز سر ناسازگاری با آن می گذارد.
هرچند که مسئولیت ها و خدمات در سازمان‌های پروژه محور متفاوت است ولی یکپارچه سازی همه پروژه‌ها در خلال استاندارد واحد موجب بهبود کارایی، هزینه ها و تحویل های پروژه می‌شود. در حال حاضر سازمان‌های پروژه محور از تنوع سیاست ها، استانداردها و روال های پروژه‌ها که از پروژه ای به پروژه دیگر تغییر می‌کند ترسیده شده اند.
دفتر مدیریت پروژه را می‌توان یک سرمایه گذاری در سازمان در نظر گرفت که نرخ بازگشت سرمایه توسط آن از طریق کاهش هزینه های ناشی از شکست و نقایص پروژه‌هایی که مسئول آنها می‌باشد قابل محاسبه خواهد بود.
نیاز به دفتر مدیریت پروژه زمانی بیشتر ضرورت می یابد که موارد ذیل در سازمان وجود داشته باشند:
• رشد سازمان از نظر تعداد و پیچیدگی پروژه‌ها.
• افزایش حجم پروژه‌ها.
• فقدان استانداردها و سیاست های کاری.
• تقاضای منابع بیشتر به جهت افزایش پیچیدگی و تعداد پروژه‌ها.
بالا بودن نرخ شکست پروژه‌ها. آموزش ها نتایج را فراهم نمی آورند. برنامه ریزی منابع انسانی کارمندان پروژه اثر بخش نیست. ضعف در گردآوری و توزیع راهکارهای برتر
کنترلی بر سبد پروژه وجود ندارد و یا ضعیف است (به دلیل وجود پروژه‌های همزمان و اثرات متقابل آنها بر ساختار سازمانی)
ناسازگاری و ناهماهنگی میان واحدهای مختلف در ارائه گزارش های پروژه به صورت یکپارچه و تحلیلی
وجود تداخل بسیار زیاد در زمان بندی منابع (به دلیل وجود منابع مشترک).
وجود فاصله بین فرایندها و عملکردها.
همچنین می‌توان از پرسش های ذیل جهت انجام خود ارزیابی به منظور تعیین نیاز سازمان به دفتر مدیریت پروژه استفاده کرد. در صورتی که 6 و یا بیشتر از 6 مورد انتخاب شوند ایجاد دفتر مدیریت پروژه قوية توصیه می‌گردد و چنانکه ۱۰ و یا بیش از ۱۰ مورد انتخاب گردند ایجاد دفتر مدیریت ضروری می‌باشد:
نرخ شکست پروژه‌ها بسیار بالاست.
متدولوژی مدیریت پروژه به صورت گسترده پذیرفته و به کار گرفته نشده است.
درخواست های تغییر محدوده خارج از کنترل پروژه هستند.
یک استخر منابع مشترک برای چندین پروژه در نظر گرفته شده است. مانند دپارتمان مهندسی در یک شرکت که به پروژه‌ها خدمات ارائه می نماید)
کمبود تخصص های مدیریت پروژه در حوزه های مورد نیاز وجود دارد.(به خصوص در حوزه های منابع انسانی و ارتباطات)
چندین تأمین کننده کالا و خدمات به صورت مشترک در پروژه‌ها استفاده می‌شود.
نیاز مبرم برای یکپارچه کردن گزارش ها و معیارها وجود دارد. زمان تحویل محصول یک عامل کلیدی موفقیت محسوب می‌گردد. هزینه های کلی و بالاسری پروژه بسیار بالاست.
استخر منابع سازمان با نیازمندیهای تخصیص منابع در پروژه‌ها همخوانی ندارد.( یا بیکاری وجود دارد و یا اضافه تخصیص کاری)
آموزش ها در بهبود عملکرد پروژه مؤثر نیست. برنامه جذب نیروی انسانی پروژه اثربخش نیست.
بهره گیری از بهترین عملکردها با مشکل مواجه است.
کنترل بر سبد پروژه وجود ندارد.
هیچ هماهنگی در ارائه گزارش های وضعیت پروژه و گزارش های تحلیلی وجود ندارد.
تداخل های زیادی در زمان بندی منابع وجود دارد.
فاصله قابل توجهی بین بلوغ فرایندهای مستند شده و بلوغ اجرای آنها وجود دارد.
دستاوردهای پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه در سازمان
مطالعات انجام شده نشان می‌دهد که عمده نتایج حاصل از پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه در سازمانها به شرح ذیل می‌باشد:
کاهش دادن نرخ پروژه‌های شکست خورده.
تحویل پروژه‌ها در بودجه ای کمتر از بودجه از پیش تعریف شده.
افزایش
راندمان کاری
کاهش هزینه های پروژه‌ها
تحویل پروژه‌ها زودتر از موعد مقرر
سایر مزایایی که دفتر مدیریت پروژه می‌تواند در سازمان به همراه داشته باشد عبارتند از :
استانداردسازی عملیات پروژه‌ها
تخصیص بهتر منابع
تصمیم گیری های جمعی به جای فردی
افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات و ارتقاء کیفیت آنها
ارتقاء کارایی و اثربخشی عملیات پروژه‌ها
ایجاد ثبات بیشتر در ساختارهای پروژه‌ها
کاهش تعداد جلسات و افزایش اثربخشی آنها
اولویت دهی بهتر و دقیق تر کارها
ارشد مدیران پروژه فعلی و آینده
امروزه، دفتر مدیریت پروژه تبدیل به جایگاهی شناخته شده ای در سازمان‌های پروژه محور گردیده است و برای آن مأموریت های جدیدی به خصوص در زمینه برنامه ریزی استراتژیک و پشتیبانی از اهداف سازمانی در نظر گرفته شده است.
تحقیقات انجام شده بر روی ۹۹ سازمان نشان داده است که دستاوردهای حاصل از پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه در سازمان‌ها به شرح ذیل بوده است:
پشتیبانی از پیاده سازی رویه ها، فرآیندها و اصول مدیریت پروژه در سازمان
ایجاد ساختار و ارتقاء محیطی که در آن فرآیندها، روش ها و ابزارهای لازم برای توسعه سیستم مدیریت پروژه به صورت بهینه اعمال شده باشند و به صورت مستمر در محیط کسب و کار سازمان برای دستیابی به اهداف استراتژیک آن بهبود یافته باشد.
استانداردسازی مهارت ها الگوهای منظم مدیریت پروژه در سازمان، به صورت قابل اعتماد، مؤثر و پاسخگو.